Cos'è il whistleblowing e chi è un whistleblower?

Il whistleblowing è uno strumento che consente ai dipendenti o terze parti (ad esempio i fornitori) di segnalare in modo riservato eventuali illeciti riscontrati durante la propria attività lavorativa.

Il whistleblower è la persona che individua un illecito o un'irregolarità sul luogo di lavoro, durante lo svolgimento delle proprie mansioni e decide di segnalarlo alla società o ente di appartenenza o ad un'autorità che possa agire efficacemente al riguardo.

Il whistleblower è tutelato dalla normativa. Per ulteriori informazioni ti consigliamo di leggere la “normativa sul whistleblowing”, disponibile su Internet.

Come posso inviare una segnalazione?

Il sistema Segnalazioni.net prevede due modalità che possono essere presenti contemporaneamente o meno, in base alle scelte del Responsabile del Whistleblowing:

Utente Registrato: crei un account tramite il quale accedi con username e password (scelte da te) alle tue segnalazioni. In questo caso la tua identità è disponibile al destinatario Responsabile, ma è separata dalla segnalazione e nascosta.

Utente non registrato: crei la segnalazione e accedi ad essa tramite i codici rilasciati dal sistema. Custodisci con cura il codice e la password perché in caso di smarrimento non avrai più accesso alla tua segnalazione. Se hai indicato nome e cognome, la tua identità resterà nascosta ma accessibile solo al destinatario della segnalazione. Se preferisci restare anonimo, se questa modalità è stata prevista, non indicare riferimenti che potrebbero far risalire alla tua identità. Se alleghi dei file, ricorda di verificare che non contengano riferimenti alla tua identità, anche all’interno dei metadata. Se richiesto dal Responsabile, potrai comunicare la tua identità, successivamente, tramite l’area messaggi.

Da chi e come viene gestita la mia segnalazione?

Normalmente la segnalazione viene gestita dal gestore nominato per le Segnalazioni in ambito Whistleblowing.

Come posso verificare l'andamento della mia segnalazione?

Se sei un utente REGISTRATO o hai indicato l’indirizzo email come UTENTE NON REGISTRATO, riceverai una notifica via email nel caso in cui il Responsabile voglia richiederti ulteriori informazioni o chiarimenti. Se non ricevi notifiche, verifica anche nella casella dello spam. Ad ogni modo ti consigliamo di accedere periodicamente alla tua segnalazione per verificare direttamente se hai delle richieste o semplicemente per consultare lo stato di lavorazione. Ti ricordiamo, per motivi di riservatezza, di non utilizzare un indirizzo di posta aziendale.

Come posso integrare la segnalazione?

Dopo aver inviato la segnalazione puoi integrarla, accedendo alla segnalazione stessa e inserendo un messaggio nell’area “messaggi”.

Quali fatti o atti posso segnalare?

Non esiste una lista tassativa di illeciti o irregolarità che possono costituire l'oggetto del whistleblowing. Vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti, rischi, reati o irregolarità a danno dell'interesse pubblico.

Il whistleblowing non riguarda le lamentele di carattere personale del segnalante, solitamente disciplinate da altre procedure.

All’interno del modulo della segnalazione troverai un elenco di tematiche, utilizza una di queste. Per ulteriori dettagli puoi consultare il regolamento (link pagina).

Come viene gestita la mia identità?

Giova qui specificare che le segnalazioni (effettuate a mezzo dell’apposito tool di segnalazione) e l'identità del soggetto che effettua una segnalazione sono riservate.

Il software infatti di cui al tool di segnalazione utilizzato da ATM e dalle sue società controllate di diritto italiano, con modalità strettamente aderenti alla normativa vigente, separa la segnalazione dall'identità del segnalante. L'accesso all'identità del segnalante è consentita esclusivamente al gestore nominato per le Segnalazioni in ambito WB e suoi ausiliari tramite stretta procedura di sicurezza, che registra l'accesso all'identità, con richiesta di tracciamento della motivazione.

Il software registra tutte le attività e gli accessi, incluso l'accesso motivato all'identità del segnalante da parte del al gestore nominato per le Segnalazioni in ambito WB.

Il software genera inoltre l'impronta del messaggio che viene inviata via mail al segnalante al fine di garantire che le segnalazioni inoltrate siano inalterate e non modificabili.

Il procedimento di gestione della segnalazione deve quindi garantire la riservatezza dell’identità del segnalante sin dalla ricezione della segnalazione ed in ogni fase successiva.

La predetta tutela di riservatezza peraltro decade:

- nei casi in cui sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per i reati di calunnia o diffamazione o comunque per reati commessi mediante la segnalazione;

- nei casi in cui sia accertata anche con sentenza di primo grado, la responsabilità civile del segnalante   nei casi di segnalazione compiuta con dolo o colpa grave;

- nei casi in cui la riservatezza non sia opponibile per legge (es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo).

Per quanto riguarda invece, in particolare, l’ambito del procedimento disciplinare l’identità del segnalante può essere rivelata all’autorità disciplinare del soggetto segnalato solo nei casi in cui:

    Vi sia il consenso espresso del segnalante;
    La contestazione dell’addebito disciplinare risulti fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa del soggetto segnalato, sempre che tale circostanza venga da quest’ultimo dedotta e comprovata in sede di audizione o mediante la presentazione di memorie difensive.

 Come vengono trattate le segnalazioni di utenti non provvisti di credenziali (segnalazioni anonime)?

È da rilevare come la normativa in materia di “Whistleblowing” prediliga   la tutela della riservatezza del segnalante rispetto alla segnalazione anonima: ciò proprio perché per il soggetto che si vuole assumere la paternità della segnalazione è stata approntata una specifica tutela: ciò per evitare un uso distorto / abuso dell’istituto del Whistleblowing”.

Ciò nonostante il Gruppo ATM ha ritenuto di trattare e processare anche le segnalazioni anonime, ovviamente qualora le medesime siano adeguatamente circostanziate e dettagliate e quindi da approfondire.

 Perchè il software Whistleblowing? Le segnalazioni di reati non dovrebbero essere fatte alla Magistratura o alla Pubblica Autorità?

In primis perché è l’istituto del “Whistleblowing” è un obbligo normativo. Inoltre non tutti i comportamenti illeciti sono penalmente rilevanti e perciò denunciabili alla Magistratura e/o alla Pubblica Autorità; inoltre, denunciare alla Magistratura e/o alla Pubblica Autorità implica che l'attività illecita sia già stata compiuta, mentre lo scopo principale del “Whistleblowing” è quello di prevenire segnalando un illecito e/o una irregolarità potendosi avvalere di uno strumento informatico ed informatizzato altamente sicuro e riservato.

 Cosa succede in ipotesi di abuso del “Whistleblowing”?

L’uso distorto e/o abuso dell’istituto del “Whistleblowing” comporta la responsabilità civile e/o penale e/o disciplinare del whistleblower ai sensi di legge.

A titolo meramente esemplificativo ma non esaustivo sono altresì fonte di responsabilità in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il segnalato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto del “Whistleblowing”.